Le « 𝐏𝐫𝐨𝐣𝐞𝐭 𝐩𝐨𝐮𝐫 𝐥𝐚 𝐥’𝐀𝐦𝐞́𝐥𝐢𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞 𝐥𝐚 𝐧𝐮𝐭𝐫𝐢𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐩𝐚𝐫 𝐥'𝐚𝐠𝐫𝐨𝐞́𝐜𝐨𝐥𝐨𝐠𝐢𝐞 𝐞𝐭 𝐥'𝐞́𝐝𝐮𝐜𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐚𝐥𝐢𝐦𝐞𝐧𝐭𝐚𝐢𝐫𝐞 𝐚̀ 𝐌𝐚𝐝𝐚𝐠𝐚𝐬𝐜𝐚𝐫 (ProSAR Mivoatry) » de la Coopération Germano-Malgache est mis en œuvre par le Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH et mandaté par le Ministère fédéral Allemand de la Coopération Economique et du Développement (BMZ).
Dans le cadre de son développement, ProSAR Mivoatry recrute deux (02) Assistants Administratifs (H/F) :
📍 𝙏𝙖𝙣𝙖𝙣𝙖𝙧𝙞𝙫𝙚 (01 𝙥𝙤𝙨𝙩𝙚)
📍 𝙁𝙖𝙧𝙖𝙛𝙖𝙣𝙜𝙖𝙣𝙖 (01 𝙥𝙤𝙨𝙩𝙚)
Responsabilités / Missions
𝐒𝐞𝐜𝐫𝐞𝐭𝐚𝐫𝐢𝐚𝐭 𝐞𝐭 𝐠𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐚𝐝𝐦𝐢𝐧𝐢𝐬𝐭𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞
• Assurer les activités de secrétariat : gestion du courrier (entrant et sortant), rédaction, mise en forme et suivi des correspondances, notes et documents administratifs.
• Organiser et coordonner les agendas, réunions, rendez-vous et assurer la préparation logistique et administrative y afférente.
• Accueillir, orienter et informer les visiteurs, partenaires et collaborateurs.
• Veiller au bon fonctionnement administratif quotidien du bureau.
𝐆𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐝𝐨𝐬𝐬𝐢𝐞𝐫𝐬 𝐚𝐝𝐦𝐢𝐧𝐢𝐬𝐭𝐫𝐚𝐭𝐢𝐟𝐬, 𝐑𝐇 𝐞𝐭 𝐟𝐢𝐧𝐚𝐧𝐜𝐢𝐞𝐫𝐬
• Assister à la préparation de justificatifs comptables de qualité.
• Assurer le classement et l’archivage, physique et numérique, des dossiers administratifs, RH et financiers.
• Participer à la constitution des dossiers justificatifs des dépenses dans le cadre des audits et des contrôles internes.
• Appuyer l’équipe dans les travaux de suivi et d’apurement des créances et dettes.
• Assister à la vérification des décomptes de frais de voyage des collaborateurs/trices et partenaires avant leur soumission pour signature.
𝐀𝐩𝐩𝐮𝐢 𝐟𝐢𝐧𝐚𝐧𝐜𝐢𝐞𝐫 𝐞𝐭 𝐥𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐪𝐮𝐞
• Aider à la préparation et à la vérification des ordres de virement et autres documents bancaires avant exécution.
• Appuyer la mise à jour de l’inventaire du projet.
• Appuyer le contrôle de la consommation des véhicules et du groupe électrogène.
• Participer à la vérification de la durée et des délais de résiliation des contrats non enregistrés dans le système SAP.
𝐀𝐮𝐭𝐫𝐞𝐬 𝐫𝐞𝐬𝐩𝐨𝐧𝐬𝐚𝐛𝐢𝐥𝐢𝐭𝐞́𝐬
• Appuyer la transformation S4GIZ.
• Effectuer toute autre tâche administrative ou de secrétariat demandée par la hiérarchie.
Profil requis
• Niveau académique supérieur ou égal à Bac + 2 en gestion/ comptabilité, administration, secrétariat ou d’une autre formation pertinente pour le profil du poste
• Au moins 02 ans d’expérience professionnelle dans l’administration des entreprises, des organisations internationales ou du secteur public dans les domaines « gestion de secrétariat » et « dossiers administratifs »
• Bonne connaissance des procédures administratives de la GIZ
• Très bonne connaissance des technologies de l’information et de la communication ainsi que des applications informatiques
• Forte capacité à travailler en équipe
Exigences du poste
• Maîtrise parfait à l’écrit et à l’oral la langue française et malgache, l’anglais serait un atout
• Ayant un bon sens d'autonomie, d'initiative et d'organisation
GIZ MADAGASCAR
Un prestataire de services dans le domaine de la coopération internationale pour le développement durable et de l’éducation, engagé à façonner un avenir digne d’être vécu dans le monde entier.
